Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании.

Кадровый учет связан с построением трудовых отношений между работодателем и сотрудником. Он включает в себя оформление отпусков, налоговых отчислений, приема на работу и увольнения. Ведение кадрового учета обязательно для любой компании, без исключений по организационно-правовой форме и размеру штата.

Любое взаимодействие между компанией и ее персоналом оформляется документально, и для этого нужны, знания, опыт и постоянный мониторинг законов РФ.

Что включает в себя кадровый учет:

  • формирование личных дел сотрудников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление расписания штата;
  • учет рабочего времени;
  • оформление справок, заявлений и больничных листов;
  • сдачу периодической отчетности в органы налоговой инспекции, статистики и ПФР;
  • составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
  • подготовку кадровых приказов;
  • ведение документации по найму новых работников;
  • аттестацию и оценку сотрудников;
  • соблюдение правила защиты личных данных работников;
  • ведение воинского учета.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

  • Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
  • Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
  • Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
  • Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
  • Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
  • Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
  • Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
  • Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
  • Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Без этого невозможно построить кадровый учет:

  1. Изучение основ кадрового делопроизводства

Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.

  1. Подбор и настройка программного обеспечения

Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.

  1. Знакомство с учредительными документами компании

Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.

  1. Ревизия локальных нормативных актов

Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.

  1. Разработка типовой формы трудового договора

В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.

  1. Формирование набора бланков

Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.

  1. Ведение журналов регистрации

Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.

  1. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками

Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.

  1. Ведене личных карточек всех сотрудников

Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю.

  1. Организация воинского учета

Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в личные карточки персонала.

  1. Обеспечение условий хранения для документов

Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе.

 

Основные ошибки в ведении кадрового учета

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании.

  1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников

Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

  • отсутствие обязательных документов в личном деле;
  • нарушение порядка документации;
  • отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
  • включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
  • передача личных дел сторонним организациям и лицам.
  • Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.

Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

  1. Ошибки при заключении трудового договора

Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:

  • заключение трудового договора в одном экземпляре;
  • отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
  • отсутствие подписей в трудовом договоре;
  • отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
  • отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
  • отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
  • отсутствие конкретной величины заработной платы;
  • отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
  • отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.
  1. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников

Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

  • отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
  • отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
  • не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
  • неправильная нумерация;
  • отсутствие записи о переводе;
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
  • неверное или некорректное внесение сведений о работе;
  • ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
  • отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
  • не заполнение раздела сведений о сотруднике;
  • отсутствие подписи работника;
  • неполное название нанимателя;
  • отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.
  • Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении.
  • Форма СТД-Р предоставляется в ПФР и содержит информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Любая из ошибок может негативно сказаться на репутации руководителя и организации в целом, вылиться в финансовые издержки, санкции. Ведение кадрового учета следует возлагать на проверенные компании, которые отлично разбираются в праве РФ и следят за новшествами.

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

  • сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и не тратит дополнительные средства на кадровую службу;
  • снижение рисков. Благодаря передаче ведения учета профильной сторонней компании, организация может не следить за неочевидными для непрофессионалов новшествами в законодательстве РФ и сосредоточиться на других задачах;
  • качество работы. Аутсорсинговые компании используют в своей работе проверенные и эффективные методы, у экспертов есть узкие знания по отдельным специализациям;
  • круглосуточная поддержка. Сотрудников аутсорсинговой компании, в отличие от работников собственной кадровой службы, не нужно заменять на время отпуска/болезни/повышения квалификации. Специалисты сторонней компании взаимозаменяемы, простоев в работе не будет;
  • согласованность учета. Как правило, в аутсорсинговых компаниях работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридических и финансовых организаций – все вопросы решаются комплексно.

Высококвалифицированные специалисты нашей компании грамотно окажут все необходимые услуги по ведению кадрового учета.